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電子簽名為中小企帶來的五種轉變

新冠肺炎疫情為香港經濟及各行各業帶來了重大挑戰。疫情將長期與我們共存的機會甚高,不少中小企及初創企業都重新思考數碼轉型的可能性,亦紛紛考慮參與創新科技署的「遙距營商計劃」,期望通過數碼轉型保持業務連續性、提升生產效率,進一步開拓本地甚至海外市場,以應對將來更嚴峻的營商環境。

電子簽名是企業數碼轉型的重要組成部份之一,特別是疫情持續,在盡可能避免社交接觸的情況下,電子簽署更是大派用場。例如:客戶只需通過手機、平板電腦或桌上電腦在合約上簽署,合約便可即時生效,大大提升了工作效率。營銷人員無需再像以往打印合同、花費周章相約會面,合約的傳送與保存亦相較以前方便。這樣他們就可減少投放在行政溝通及檔案管理上的時間,集中精力拓展業務。

Adobe 香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問黃耀興 (Ernest) 表示:「今天電子簽名從檔案性質、工作流程以至檔案管理,均為中小企的工作模式帶來了翻天覆地的轉變。」

一、電子合同取代傳統合同

過往商貿往來慣用一紙合同來保障雙方權益,儘管電腦以及各種流動裝置已盛行多年,不少老闆還是習慣打印出來,感覺在文件上簽上名字才有保障,此外又擔心電子合同的內容被惡意刪改,亦不清楚其法律效力。但原來電子合同早已經成為新趨勢,只要使用國際通用且信譽良好的電子簽署應用程式,電子合同不僅設定簡單、符合法規,更能為每筆交易提供清楚的證明;簽署後的文件亦受到完整的保護,不法分子無法利用其他軟件修改合約的任何部分。

二、電子簽名取代親筆簽名

各地電子簽名的法規可能略有不同,但大多依循相同的基本原則。在落實採用電子簽名前,不妨先向電子簽名的供應商查詢各個國家/地區的法規標準。然而在大部分的工作場合,例如與本地以至海外的合作夥伴訂定合作協議,使用電子簽名均可受到保障。以 Adobe Sign 為例,使用者可選擇標準的電子簽名,例如手寫、鍵入或匯入簽署,或者使用憑證式數碼 ID 和 PIN 碼的進階電子簽名。

三、電郵傳送取代速遞上門

電子簽名的運作模式非常簡單,標準電子簽名會透過電子郵件傳送至個人的電郵地址,電子郵件包含文件的唯一鏈結。收件人打開鏈結閱讀合約內容後,只需按指示填寫相關欄目、簽署後便能完成交易,不用安裝軟件, 無需使用打印機、掃描器,或是等待速遞文件、相約交收等繁瑣步驟。

四、系統追蹤取代電郵/電話詢問進度

又合約生成以至整個簽署程序均會經過安全追蹤,並記錄在稽核紀錄中。因此,使用者可隨時在網上查看合同的簽署進度。就營銷人員而言,他們無需總是依賴電郵或電話詢問進度,如在系統發現客戶閱讀合約後久久未有簽署,不僅可在合適的時間作出跟進,亦有相關紀錄作證,工作效率更勝從前。

五、雲端儲存代替 Box File

簽署的合同將自動保存在雲端,用家幾乎可通過任何裝置來存取這些檔案。隨時下載或閱覽已簽署的PDF檔案、檢查簽署進度,無需儲存在一個又一個的 Box File 裡;尋找相關文件時更是費時失事,對於空間及人力資源有限的中小企來說尤其重要。Adobe Sign 近來更與 Google Drive、Dropbox、Microsoft Office、Microsoft SharePoint 等第三方應用程式合作,用戶只需下載相關的整合工具,登入賬戶並上傳檔案,便可以開始進行簽署流程,協作企業簡化工作流程。

這裡我們只列舉電子簽名為中小企帶來的五項具體轉變,實際上企業要完全實現電子簽名系統,老闆的營運與管理思維更為關鍵。在無紙化的趨勢下,你的辦公室是停留在 80 年代的運作模式,還是與時並進,準備體驗更高效率的檔案管理模式呢?

TechApple.com 編輯部

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